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Por medio del presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales (el “Manual Interno”) se da cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el capítulo III del Decreto Reglamentario
1377 de 2013, que regulan los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de Tratamiento de datos de carácter personal que realiza CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la mencionada Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política y las demás normas que las modifiquen, aclaren, reglamenten o adicionen
Este Manual Interno es aplicable al Tratamiento de los datos de carácter personal que estén contenidos en Bases de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S.
La presente política de Tratamiento de Datos personales será aplicada respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales y está definida de conformidad con la siguiente legislación:
– La Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1, tiene por objeto “Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se han recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
– La Constitución Política de Colombia con los derechos, libertades y garantías
constituciones a que hace referencia el artículo 15, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20
– Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el cual tiene por objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por lo cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
– Ley estatutaria 1266 de diciembre 31 de 2008, por la cual de dictan disposiciones legales
del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos
personales, en especial la Financiera, Crediticia, Comercial, de Servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. El cual de conformidad del artículo 2: Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un banco de datos, sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada. Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales que disponen la confidencialidad o reserva de ciertos datos o información registrada en bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de investigación o sanción de delitos o para garantizar el orden público. Se exceptúan de esta ley las bases de datos que tienen por finalidad producir la inteligencia de Estado por parte de las entidades designadas para este fin, y de la Fuerza Pública para garantizar la seguridad nacional interna y externa. Los registros públicos a cargo de las cámaras de comercio se regirán exclusivamente por las normas y principios consagrados en las normas especiales que las regulan. Igualmente, quedan excluidos de la aplicación de’ la present e ley, aquellos datos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico y aquellos que circulan internamente, esto es, que no se suministran a otras.
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, a continuación se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales contenidos en Bases de Datos de Equión, los diversos aspectos que componen la Política de Tratamiento de datos de la Compañía (“Política de Tratamiento”).
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4.1 Responsable del tratamiento.
Razón social: CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S Nit: 830076176-5
Domicilio: CL 53 67 57Bogotá D.C Teléfono: 1 7442601
Correo electrónico: Gestiondatos@ceser.com.co
Página web: www.ceser.com.co
Las políticas y procedimientos estipulados en esta política se aplicarán a CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. Los términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual.
CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S se responsabiliza directamente del tratamiento de los datos personales, sin embargo, se reserva el derecho a delegar a un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la absoluta confidencialidad de los mismos.
Para efectos de la presente política y de conformidad con la normatividad legal vigente, serán aplicables las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales y/o sensibles que sea objeto de
Tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinados o determinables, debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una personal natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para
el público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido y en principio, privado para el público en general
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública
y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del resp onsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsabl e del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios o mejoras en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio y/o producto; e) Realizar estudios en el sector sobre las necesidades de los clientes; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria sobre los productos y/o servicios, eventos de tipo comercial o no de ésta, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas de carácter comercial o publicitario, adelantadas por CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados en las bases de
datos de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S.; j) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; k) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a sucursales de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. ubicadas en otros países en el evento de que dichas sucursales requieran la información para los fines aquí indicados.
Acerca de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad tomados de los documentos que suministren las personas al personal encargado de la seguridad y obtenidos de sistemas de captura de imágenes, cámaras, fotos, circuito cerrado de televisión o cualquier sistema de captura de imagen y/o sonido que se realicen dentro o fuera de las instalaciones de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. , éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Los datos personales proporcionados serán utilizados solo para los propósitos aquí señalados, y por lo tanto, CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. no venderá, licenciará, transmitirá o divulgará dicha información, salvo que exista autorización expresa para hacerlo, o que sea necesario para permitir a los contratistas prestar los servicios encomendados, o que sea necesario para proveer nuestros servicios y/o productos; o que sea necesario divulgarla a compañías contratadas por CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. para servicios de mercadeo, o que la información tenga relación con un proceso de reestructuración de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S., o que sea requerido o autorizado por la ley.
CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información y CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. advertirá a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas. Se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. se regirá por los siguientes principios: Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. Se sujeta a lo establecido en la Legislación Colombiana y en las
disposiciones que la desarrollen para el Tratamiento de Datos.
Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento de los datos solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será realizado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen. Previa identificación y/o debida autorización en caso de delegar a un tercero
,según procedimientos de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas, por lo tanto, los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el Titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. Se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la legislación y en los términos de la misma.
PARAGRAFO PRIMERO: En el evento en que se recolecten datos personales sensibles, el
Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
PARAGRAFO SEGUNDO: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa, deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley, tales como: a) Deberes cuando actúa como responsable del Tratamiento de datos: Solicitar y conservar en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales; Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política; Cumplir con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acc eso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad en el Tratamiento de datos; Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Actualizar la información cuando sea necesario; Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. b) Deberes cuando actúa como encargado del Tratamiento de datos personales: Si realiza el Tratamiento de datos en nombre de otra entidad y organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: Establecer que el Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que manejará como Encargado; Garantizar al Titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos autorizados; Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los siguientes 3 días hábiles contados a partir de su recibo; Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política; Incluir en la base de datos los reclamos en trámite para registrarlos; Incluir en la base de datos “la Información en discusión judicial” para el tratamiento de procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal, una vez notificado por parte de la autoridad competente; Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto; Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a las políticas de seguridad establecidas y que signifiquen riesgos en la administración de la información de los Titulares; Cumplir las instrucciones y requerimientos que ordene la Superintendencia de Industria y Comercio. C) Deberes cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado:
Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado; Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento de todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada; Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes correspondientes; Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se hay presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D) Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: Informarle las eventuales violaciones a las políticas y códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares; Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
La división de Recursos Humanos es la dependencia ante la cual los Titulares podrán elevar sus solicitudes para que CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S, como Responsable del Tratamiento, adelante las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del Titular.
10.1 PROCEDIMIENTO PAR A QU E LOS T IT UL AR E S DE LA IN F OR M ACIÓ N PUE D AN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
10.1.1 Procedimiento para la atención de consultas y reclamos
La solicitud de consulta o reclamo debe ser presentada a través de los medios habilitados por CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S, de acuerdo con lo establecido en el Aviso de Privacidad y deberá contener como mínimo, la siguiente información:
los documentos que acrediten dicha calidad respecto del Titular de los Datos Personales.
Personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer alguno de los derechos.
como: empleado, contratista, cliente, comunidad u otro
10.1.1.1 Tiempos de respuesta
Las solicitudes de consulta y reclamo serán respondidas dentro de los términos contemplados en el Título V de la Ley 1581 de 2012 o en los términos de las normas que los aclaren, adicionen o modifiquen
10.1.1.2 Medios habilitados para consultas y reclamos
La consulta o reclamo deberá hacerse mediante comunicación escrita dirigida la division de Recursos Humanos utilizando la información contenida en el numeral 10 del presente documento.
En el evento en el que CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta a la presente política, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del Titular del dato y/o de l a Superintendencia de Industria y Comercio
CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. Cuenta con sistemas e video vigilancia en todas las instalaciones con el proposito principal de resguardar la integridad ,seguiridad y control de los bienes y personas que se encuentran en las instalaciones , asi como tambien para asegurar que los protocolos, procesos y procedimientosse esten llevando a cabo , sin que en ningun momento se este contraviniendo la honra y privacidad de quienes quedan grabados en nuestros sistemas los cuales pueden ser consultados previa autorizacion de los encargados de la seguridad y/o por orden judicial expresa , asi como tambien esta informaicon podra se utilizada como prueba en proesos judiciales, laborales y/o procedimentales, sin que en ningun momento se este yendo en contra de la presente politica.
CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. solicitará previamente la autorización del Titular del Dato para la recolección y Tratamiento de sus datos personales, informándole la finalidad para la cual se solicitan, utilizando para dichos efectos los mecanismos técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar la prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, la cual permite concluir de forma razonable que el Titular otorgó la autorización. En ningún caso el silencio se asimilará como una conducta inequívoca.
Los Responsables del Tratamiento conservarán prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley
1581 de 2012.
El Responsable y el Encargado pondrán a disposición del Titular m ecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento de Datos definidos por CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S., referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas y deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento
13.1 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PREVIAMENTE RECOLECTADOS
CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S ha diseñado un formato de Autorización con el fin de solicitar Autorización a los Titulares de aquellos Datos Personales que hayan sido recolectados con anterioridad a la publicación de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario.
La solicitud de Autorizaciones que haga CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S podrá realizarse a través de correo electrónico o mediante el diligenciamiento del formato de Autorización.
Anexo 2 – Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales previamente
recolectados
14. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES
El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe, por regla general, la Transferencia internacional de datos personales de cualquier tipo a países que no garanticen un nivel adecuado de protección de los mismos, salvo las excepciones introducidas a esa regla.
Señaló el mencionado artículo que esta Prohibición no regirá cuando se trate de:
El contrato que suscriba el Responsable con los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales bajo su control y responsabilidad deberá contener:
Declaración de conformidad sobre transferencias internacionales de datos
Alcances del Tratamiento;
Actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable del Tratamiento de los
Datos personales;
Obligaciones del Encargado para con el Titular
15. AREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Area Administrativa de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el Titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de Lunes a Viernes de 9:00 am a 5:00 pm al correo electrónico: gestiondatos@ceser.com.co, llamar a la línea telefónica 57 1 7442601 de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S., o radicarla en la siguiente dirección: CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S.
Area Adminsitrativa
CL 53 67 57
Bogotá D.C.
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y adjuntar los documentos que se constituyan como soporte a la petición, queja o reclamo. Si el reclamo resulta incompleto, se solicitará al interesado completar la información dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses (2) desde la fecha del requerimiento, sin que el solic itante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. La persona que reciba el reclamo deberá informarlo inmediatamente al Área Administrativa. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos en el ítem de “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo. Este se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
16. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
De acuerdo al principio de seguridad establecido en el artículo 4 de la Ley Estatutaria 1581 de
2012, CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
Se suscriben acuerdos de confidencialidad con clientes y contratistas según la reglamentación de contratación de cada entidad.
Se tiene un manual de protección de la información – equipos de cómputo y tratamiento de datos
17. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue creada el 24 de marzo de 2017 y entra en vigencia a partir del 10 de Junio de 2017. Cualquier cambio que se realice a la presente política, se informará a través de la dirección electrónica Gestiondatos@ceser.com.co
AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACION EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. Dirección: CL 53 67 57
CORREO ELECTRONICO: Gestiondatos@ceser.com.co
TELEFONOS: +57 1 7442601
CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de
2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, le informa que los datos personales que usted suministre en virtud de los negocios, operaciones o trámites que solicite o celebre con CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S., serán tratados mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas idóneas, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos, lo anterior de conformidad a lo establecido en la Ley y a las funciones operaciones propias del sector al que pertenece.
El responsable del tratamiento de sus datos personales es CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. quien los recogerá a través de sus diferentes canales transaccionales y serán usados según el Numeral 4 de nuestra Política General de Tratamiento de Datos – FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS que puede ser consultada en nuestra página web www.ceser.com.co
Usted como Titular de sus datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrá ejercer los derechos que la Ley prevé, respecto de los datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S.: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento; b) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; c) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Leído lo anterior, autorizo de manera previa, explícita e inequívoca a CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S. para el tratamiento de los datos personales suministrados dentro de las finalidades legales, contractuales, comerciales y las aquí contempladas. Declaro que soy el titular de la información reportada en este formulario para autorizar el Tratamiento de mis datos personales que he suministrado de forma voluntaria y es completa, confiable, veraz, exacta y verídica:
Razón Social: _
Nit: _
Nombre Representante Legal (como figura en el RUT): _
Documento de Identidad:
Firma:
Fecha:_ _
FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PREVIAMENTE RECOLECTADOS.
GRUPO(S) DE INTERÉS A QUE PERTENECE EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
(Marque con una X el o los grupos de interés al cual pertenece)
Empleado Contratista Cliente Comunidad
Otro
AUTORIZACIÓN
Yo,
, identificado(a)
con número _obrando en nombre propio u brando en nombre de : , identificado(a) con
número
. Manifiesto de forma libre, consciente, expresa,
informada y espontánea que autorizo a CESER SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S A S para
continuar con el Tratamiento de la información personal en el (los) grupo(s) de interés del cual actualmente hago parte (o hace parte mi representado) y bajo las correspondientes finalidades de cada grupo de interés
Firma en constancia del titular,
En caso de que el titular sea menor de edad esta autorización requiere la firma de los representantes legales del menor.
Ciudad y Fecha
